就労証明書を会社に書いてもらう方法は？依頼の流れと注意点を解説

保育園の申請や各種手続きで就労証明書が必要になり、「会社にどう頼めばいいの？」「どの部署へ依頼すればいい？」と迷う方は多いのではないでしょうか。

提出期限がある書類だからこそ、依頼先や必要な情報を事前に整理して、できるだけ早めに準備を始めることが大切です。

この記事では、就労証明書を会社に書いてもらう基本的な流れをはじめ、依頼メールに含めたい内容、本人が記入できる範囲、掛け持ち勤務や自営業の場合の対応まで分かりやすく解説します。

状況に合った進め方を確認して、落ち着いて手続きを進めましょう。

この記事でわかること

• 就労証明書を依頼する会社の担当部署と基本的な流れ
• 会社へ依頼するメールにまとめて伝えたい必要事項
• 発行日数を確認し、提出期限に間に合わせるための準備
• 掛け持ち勤務・自営業・期限に間に合わない場合の対応

就労証明書は会社の人事・総務など担当部署に書いてもらう

就労証明書は、勤務先の人事・総務・労務など、雇用に関する情報を管理している担当部署に作成を依頼するのが一般的です。

直属の上司が内容を確認することはあっても、最終的な記入や証明は会社の担当者が行う場合が多いため、まずは社内の窓口を確認すると安心です。

就労証明書では、雇用期間や勤務日数、勤務時間、雇用形態などを会社の情報として記載するため、働く本人ではなく雇用主側による証明が求められます。

働き方	主な依頼先	確認しておきたいこと
正社員・契約社員	勤務先の人事・総務・労務	社内の申請窓口
パート・アルバイト	雇用契約を結んでいる勤務先	店舗責任者経由か本社への直接依頼か
派遣社員	派遣元会社	派遣先ではなく、雇用主を確認する

勤務先に人事や総務の部署がない小規模な会社では、代表者や経理担当者が対応することもあります。

誰に相談すればよいかわからないときは、社内の就業規則や従業員向けの案内を確認したうえで、「就労証明書の作成窓口を教えてください」と尋ねるとスムーズです。

パート・アルバイトも雇用主へ作成を依頼する

パートやアルバイトで働いている場合も、就労証明書は雇用契約を結んでいる会社や店舗の運営元へ依頼します。

勤務日数や時間が短い場合でも、提出先から就労状況の証明を求められているなら、雇用形態にかかわらず会社に記入してもらうことになります。

チェーン店や商業施設内の店舗で勤務している場合、店長が受け付けた後に本社の担当部署が作成するケースもあります。

勤務場所の名称と雇用主の会社名が異なることもあるため、給与明細や雇用契約書に記載された会社名を確認しておくとよいでしょう。

個人経営のお店などで担当部署が分かれていない場合は、店主や雇用管理をしている方に相談します。

派遣社員は原則として派遣元会社へ依頼する

派遣社員の場合は、原則として雇用主である派遣元会社に就労証明書の作成を依頼します。

日々働いている場所は派遣先企業でも、給与の支払いや雇用契約の管理を派遣元会社が行っているためです。

就労証明書には派遣先の名称や実際の就業場所を記載する欄が設けられていることもあるため、派遣元会社が必要な情報を確認して作成します。

自治体や提出先の様式によっては、派遣先に関する情報の記載方法が案内されている場合があります。

派遣先の担当者へ先に相談するよりも、まずは派遣元会社のマイページや担当営業、就業サポート窓口を確認するのがおすすめです。

用紙は申請者が自治体の案内を確認して用意する

就労証明書の用紙は、申請する本人が提出先となる自治体や施設の案内を確認して用意するケースが一般的です。

用紙は自治体の窓口で受け取れるほか、公式サイトからダウンロードできることもあります。

保育園の申込みや継続利用の手続きなどでは、自治体ごとに必要な様式や記載項目が異なるため、勤務先に依頼する前に最新の書式を確認することが大切です。

• 提出先が指定している就労証明書の様式
• 対象となる年度や申請区分
• 両面印刷の要否
• 会社に記入を依頼するページや欄
• 添付書類に関する案内

同じ自治体でも、年度の切り替わりなどにより様式が更新されることがあるため、以前使った用紙をそのまま使用する前に確認しましょう。

自治体指定の様式がある場合は会社独自の様式より優先する

提出先の自治体が指定様式を用意している場合は、会社が普段使用している在職証明書や勤務証明書ではなく、自治体指定の就労証明書を優先します。

会社独自の書式には必要な項目がそろっていないことがあり、提出先で確認が必要になる可能性があるためです。

会社側から独自様式での発行を提案されたときは、自治体指定の用紙があることを伝え、その様式への記入が可能か確認しましょう。

自治体によっては、指定様式に加えて会社独自の証明書や補足資料の提出を認めている場合もあります。

ただし、扱いは提出先ごとに異なるため、指定様式以外の書類を使う判断は提出先の案内に沿うことが安心です。

就労証明書を会社に書いてもらう基本の流れ

就労証明書を会社に書いてもらうときは、提出先の条件を確認してから、必要な書類をそろえて勤務先へ依頼する流れが基本です。

完成後は記載内容を確認し、提出期限に余裕をもって手続きを進めることで、確認や修正が必要になった場合にも落ち着いて対応できます。

全体の流れを先に把握しておくと、会社へ何を渡せばよいか、いつ受け取る必要があるかを整理しやすくなります。

1. 提出先の様式・期限・必要書類を確認する。
2. 就労証明書と記入例を会社へ渡す。
3. 完成予定日と受け取り方法を確認する。
4. 受け取った内容を確認して期限内に提出する。

提出先の様式・期限・必要書類を確認する

まずは、就労証明書を提出する自治体や施設などの案内を見て、手続きに必要なものを確認します。

就労証明書だけでなく、申請書や本人確認書類などをあわせて求められることもあるため、必要書類を一度に確認しておくことが大切です。

依頼後に書式の不足や年度違いに気づくと、会社へあらためて作成をお願いすることになるためです。

確認する項目	確認しておきたい内容
提出期限	窓口へ持参する日、郵送の締切日、オンライン申請の受付期限
対象となる書類	就労証明書のほかに必要な申請書・添付書類
提出方法	窓口・郵送・電子申請のいずれで提出するか
記載に関する案内	記入例、訂正方法、押印や原本提出の扱い

提出期限は「必着」か「消印有効」かによって準備の考え方が変わるため、郵送する場合は特に注意しましょう。

不明な点があるときは、会社へ依頼する前に提出先へ確認しておくと手戻りを減らせます。

就労証明書と記入例を会社へ渡す

提出先の確認ができたら、会社に記入してもらう就労証明書を渡します。

書式のほかに自治体などが公開している記入例がある場合は、用紙と一緒に共有すると記載内容を確認しやすくなります。

記入例はあくまで一般的な見本のため、自分の雇用条件や勤務状況に当てはまらない部分まで合わせる必要はありません。

会社に渡す際は、どの手続きに使う書類なのか、いつまでに必要なのかを簡潔に添えると、担当者も対応しやすくなります。

• 就労証明書の用紙または作成ページの案内。
• 提出先が示している記入例や注意事項。
• 提出期限と、会社へ受け取りに行ける日時の目安。
• 返却してほしい書類やページがある場合の案内。

複数枚の書類がある場合は、記入を依頼する書類が分かるように付箋などで目印を付けておく方法もあります。

ただし、会社側が記載した内容を本人が書き換えることは避け、修正が必要なときは担当者へ相談しましょう。

完成予定日と受け取り方法を確認する

依頼した後は、書類がいつ頃完成する見込みか、どのように受け取るかを確認します。

受け取り方法には、勤務先での手渡し、社内便、郵送などがあり、会社の運用によって異なります。

提出期限だけでなく、内容を確認する時間も見込んで受け取る予定を立てることが安心です。

郵送で受け取る場合は、発送予定日と送付先住所に誤りがないかも確認しておきましょう。

受け取りに行く予定がある場合は、担当者の在席日や受付時間をあわせて聞いておくとスムーズです。

会社から連絡があった際にすぐ確認できるよう、依頼日や担当部署、受け取り予定をメモしておくと便利です。

受け取った内容を確認して期限内に提出する

就労証明書を受け取ったら、提出前に自分の氏名や勤務先名、勤務時間などに明らかな誤りがないか確認します。

とくに、住所変更や雇用形態の変更、勤務時間の調整があった場合は、現在の状況と記載内容に違いがないか見ておきましょう。

確認する際は、会社へ伝えた情報と提出先の案内を手元に置くと、見落としを防ぎやすくなります。

• 氏名、生年月日、住所などの本人情報。
• 勤務先の名称、所在地、担当者情報。
• 雇用開始日や契約期間に関する記載。
• 勤務日数・勤務時間など、提出手続きに関係する項目。
• 記載漏れ、訂正箇所、必要な押印などの有無。

気になる点を見つけた場合は、自分で加筆や修正をせず、会社の担当者へ確認を依頼します。

内容に問題がなければ、必要な添付書類とともに提出先が指定する方法で提出します。

提出後に確認できるよう、就労証明書の写しや提出日時が分かる控えを保管しておくと安心です。

会社への依頼は必要事項をまとめたメールで伝える

就労証明書を会社へ依頼するときは、提出先・提出期限・希望する受取日・書類の添付有無をまとめてメールで伝えると、担当者が対応しやすくなります。

必要な情報を最初にそろえて伝えれば、確認のやり取りを減らし、書類作成をスムーズに進めやすくなります。

依頼先が分からない場合は、直属の上司ではなく人事・総務などの担当部署へ送る必要があるか、社内の案内を確認してから連絡しましょう。

依頼メールに提出先・期限・希望受取日を記載する

メールには「就労証明書が必要であること」だけでなく、どこへ、いつまでに提出する書類なのかを具体的に記載します。

提出先が自治体や保育施設などの場合は、提出先の名称を添えると、担当者が書式や記載内容を確認しやすくなります。

また、希望受取日は提出期限より前に設定し、内容を確認する余裕を持たせることが大切です。

会社指定の申請方法や社内システムがある場合は、メールを送る前に利用方法を確認しておきましょう。

• 就労証明書を依頼する目的。
• 提出先の名称。
• 提出期限。
• 希望する受取日。
• 提出先指定の書式があるかどうか。
• 書式を添付しているか、提出先の案内ページがあるか。
• 受け取り方法に希望がある場合は、その内容。
• 確認が必要な場合に連絡を受けられる電話番号やメールアドレス。

書式が指定されている場合は、メールにファイルを添付するか、提出先の案内ページを共有します。

ファイル名は「就労証明書_氏名」など、担当者が分かりやすい名前にしておくと親切です。

添付漏れを防ぐため、送信前にはメール本文と添付ファイルをあわせて確認しましょう。

提出期限だけを伝えて希望受取日を書かないと、受け取りの予定を立てにくくなるため注意が必要です。

記載する項目	伝え方の例
提出先	〇〇市の保育施設利用に関する手続きへ提出します。
提出期限	提出期限は〇月〇日です。
希望受取日	可能でしたら〇月〇日までに受け取りを希望します。
書式	指定の様式を添付しております。
連絡先	確認事項がありましたら、メールまたは電話でご連絡ください。

就労証明書の依頼メール例文

依頼メールは、丁寧なあいさつの後に要件を簡潔にまとめると読みやすくなります。

件名にも「就労証明書作成のお願い」と記載し、メールの目的がすぐ分かるようにしましょう。

件名：就労証明書作成のお願い（氏名）

人事・総務ご担当者様。

お世話になっております。

〇〇部の〇〇です。

提出手続きのため、就労証明書の作成をお願いしたく、ご連絡いたしました。

提出先は〇〇市で、提出期限は〇月〇日です。

可能でしたら、〇月〇日までに受け取らせていただけますでしょうか。

指定の書式を本メールに添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。

記載にあたり確認事項がございましたら、メールまたは下記の連絡先までご連絡ください。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

氏名：〇〇〇〇。

社員番号：〇〇〇〇。

電話番号：〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇。

社員番号がある会社では、氏名とあわせて記載すると、担当者が在籍情報を確認しやすくなります。

一方で、社内ルール上メールに記載しない情報がある場合は、そのルールに従いましょう。

急ぎで作成をお願いするときの伝え方

急ぎで依頼したい場合も、一方的に作成を求めるのではなく、事情と希望日を落ち着いて伝えることが大切です。

「期限が近いため恐縮ですが、可能な範囲で〇月〇日までにご対応いただけますと助かります」のように、相手への配慮を添えると伝わりやすくなります。

ただし、会社側の確認手続きや担当者の状況によっては、希望日に受け取れないこともあります。

そのため、急ぎである理由、提出期限、書式の添付を一通のメールにまとめ、追加確認が起きないようにすることがポイントです。

急ぎの場合の一文例。

提出期限が〇月〇日に迫っているため大変恐縮ですが、可能でしたら〇月〇日までに作成いただけますと幸いです。

ご都合が難しい場合は、対応可能な時期をご教示いただけますでしょうか。

急ぎの連絡をした後は、すぐに電話や再送を重ねるのではなく、社内の連絡ルールや担当者からの案内に沿って対応しましょう。

必要事項が整理された依頼メールを送ることで、会社側も確認しやすく、双方にとって負担の少ないやり取りにつながります。

発行日数は会社によって異なるため早めに依頼する

就労証明書の発行にかかる日数は会社ごとに異なるため、提出期限から逆算して余裕をもって依頼することが大切です。

窓口で受け取れる会社もあれば、申請後に人事部や本社で確認を行う会社もあるため、必要になった時点で発行方法と目安の日数を確認しましょう。

「提出期限の直前に申請すれば間に合う」とは限らないため、記入内容の確認や修正の時間も見込んでおくと安心です。

社内の申請方法と標準的な発行日数を確認する

まずは社内ポータル、就業規則、総務・人事からの案内などを確認し、就労証明書の申請方法を把握しましょう。

会社によっては専用システムから申請する方法、所定の申請書を提出する方法、担当部署へ直接依頼する方法などがあります。

申請先が分からない場合は、所属部署の上司や事務担当者に「就労証明書の申請窓口と発行までの目安を知りたい」と尋ねるとよいでしょう。

発行までの日数は、申請内容に問題がない場合を前提として案内されることが多いため、書類に不備があった場合の時間も考慮する必要があります。

確認したい項目	確認する理由
申請窓口	総務・人事・所属部署など、依頼先を間違えないためです。
申請方法	社内システムや申請書など、決められた手続きに沿うためです。
標準的な発行日数	提出期限から逆算して、申請時期を決めるためです。
受け取り方法	手渡し・郵送・社内便など、受領までに必要な時間を把握するためです。
修正時の対応	記載内容の確認や再作成が必要になった場合に備えるためです。

特に自治体や保育施設などの指定様式を使う場合は、会社側で記載内容を確認する時間が必要になることがあります。

会社から案内された標準日数よりも前倒しで申請することで、確認事項が生じた際にも落ち着いて対応しやすくなります。

繁忙期や本社での手続きにかかる時間を見込む

通常は比較的早く発行される会社でも、時期や社内の確認体制によっては時間がかかることがあります。

たとえば年度末・年度初め、年末年始、長期休暇の前後、人事異動が多い時期などは、担当部署の業務が集中しやすい傾向があります。

勤務先の拠点では受付のみを行い、実際の作成や押印は本社で行う仕組みの場合も、社内便や郵送の時間を含めて考える必要があります。

• 人事・総務の担当者が限られている
• 本社や外部の事務センターで内容確認を行う
• 管理職の確認や社内承認が必要になる
• 原本の郵送や社内便での送付が必要になる
• 年末年始や連休をはさむ

上記のような事情があると、申請から受け取りまでの日数が通常より長くなる可能性があります。

また、提出書類の様式が複数枚にわたる場合や、勤務日数・勤務時間などの確認が必要な場合も、作成前の確認に時間を要することがあります。

急いでいるときほど、申請後に何度も状況を確認するより、最初に必要な書類や期限をそろえて伝えることが負担の少ない進め方です。

受け取り予定日が分かったら、提出先へ持参する日や郵送する日まで含めて予定を立てておくとよいでしょう。

有効期限や発行日の条件も提出先へ確認する

就労証明書は、提出先によって「発行から何か月以内のもの」といった条件が設けられている場合があります。

早く準備することは大切ですが、早すぎる発行によって提出時の条件に合わなくなるケースもあるため注意が必要です。

提出先の案内を確認し、書類の作成日・証明日・提出期限に関する指定がないかを確かめましょう。

提出先に確認したいこと	確認のポイント
書類の有効期限	発行日から何日または何か月以内の書類が必要かを確認します。
基準となる日付	発行日、証明日、受付日など、どの日付を基準にするかを確認します。
様式の指定	最新の様式を使う必要があるかを確認します。
原本・写しの扱い	原本の提出が必要か、写しで受け付けてもらえるかを確認します。
訂正があった場合の扱い	訂正方法や再提出の要否について、あらかじめ確認します。

年度が切り替わる時期には、提出先の様式や記載ルールが更新されることもあるため、古い書式のまま依頼しないようにしましょう。

会社へ申請する前に、提出先の公式案内から最新様式を入手し、必要な提出時期を確認しておくとスムーズです。

「いつまでに会社へ依頼するか」と「いつ以降に発行された書類が必要か」をセットで考えることが、就労証明書を無理なく準備するポイントです。

本人が記入できる範囲は会社と提出先に確認する

就労証明書は、勤務内容や勤務実績など会社が証明する項目は、原則として会社に記入してもらう書類です。

本人が記入できるのは、様式に「保護者記入欄」「申請者記入欄」などと明記されている部分に限られることが一般的です。

自己判断で会社記入欄を書き込まず、会社と提出先の案内を確認することが、書類をスムーズに受け付けてもらうためのポイントです。

勤務内容や就労実績の欄は会社に記入してもらう

雇用形態、契約期間、勤務先の所在地、勤務日数、勤務時間、休憩時間、給与に関する情報、就労実績などは、会社が事実を確認したうえで記入する欄です。

これらの内容は提出先が就労状況を確認するために用いるため、本人が代わりに記入することは避けましょう。

特に、実際の勤務予定と直近の勤務実績が異なる場合は、どちらをどの欄に記載するかが様式ごとに定められていることがあります。

勤務時間がシフト制で月ごとに変わる場合や、短時間勤務、在宅勤務を利用している場合も、会社の担当者に実態に沿って記入してもらうことが大切です。

主な項目	記入する人の目安
会社名、所在地、代表者名	会社
雇用形態、契約期間、勤務先	会社
勤務日数、勤務時間、休憩時間	会社
直近の就労実績	会社
証明日、担当者名、連絡先	会社
保護者氏名、子どもの情報など	様式の指示に従い本人

記入欄の名称や扱いは提出先によって異なるため、上の表はあくまで一般的な目安として考えましょう。

会社に渡す前の書類へ本人がすでに記入している場合は、どの箇所を書いたかを担当者へ伝えておくと確認しやすくなります。

保護者記入欄がある場合だけ本人が記入する

就労証明書に保護者記入欄や申請者記入欄が設けられている場合は、氏名、住所、連絡先、利用を希望するサービスに関する情報などを本人が記入することがあります。

ただし、本人記入欄の有無や記載できる内容は、提出先の様式によって変わります。

欄の見出しだけで判断せず、記入要領もあわせて確認しましょう。

たとえば、保護者の氏名や住所は本人が記入する形式でも、勤務先に関する情報は会社の証明欄として扱われる場合があります。

空欄があると不安になり、すべて埋めたくなるかもしれませんが、記入不要の欄は空欄のまま提出するよう案内されることもあります。

• 様式に「保護者記入欄」または「申請者記入欄」と記載されているか確認する
• 記入要領に本人記入の対象項目が示されているか確認する
• 会社記入欄との境目が分かりにくい場合は、提出先または会社へ確認する
• 押印や署名の要否は欄ごとの案内に従う

住所変更や連絡先変更があったときは、訂正方法を確認してから記入すると安心です。

二重線や訂正印の扱いにも提出先ごとのルールがあるため、独自の方法で直さないほうがよいでしょう。

受け取り後に誤りがあれば会社へ訂正を依頼する

完成した就労証明書を受け取ったら、提出前に氏名、勤務先、雇用形態、勤務時間、証明日などを確認しましょう。

内容に気になる点があった場合は、本人で書き直さず、会社へ訂正や再作成を依頼することが基本です。

会社が記載した内容には確認を要する項目が含まれるため、本人による追記や修正では受け付けが難しくなることがあります。

訂正をお願いするときは、該当箇所と確認したい内容を落ち着いて伝えると、担当者も対応しやすくなります。

1. 書類の氏名や勤務先情報を確認する
2. 勤務日数、勤務時間、就労実績などを自分の認識と照らし合わせる
3. 相違がある箇所をメモなどで整理する
4. 会社の担当者へ訂正方法を相談する
5. 訂正後の内容をあらためて確認する

とくに勤務開始日、契約終了予定日、育児休業などの期間、勤務先の名称は、提出先での確認に関わりやすい項目です。

会社の正式名称と普段使っている呼び方が異なることもあるため、提出書類全体で表記がそろっているかを見るとよいでしょう。

不明な点が残る場合は、会社だけでなく提出先にも確認し、誰がどの欄を記入すべきかを明確にしてから整えると安心です。

勤務地や働き方に応じて記載内容を確認してもらう

就労証明書は、勤務先の所在地だけでなく、実際に働く場所や現在の勤務状況によって記載内容が変わることがあります。

本社と勤務地が異なる場合、テレワーク中の場合、転職直後や育児休業中の場合は、提出先の様式と会社の管理情報を照らし合わせて記入してもらうことが大切です。

自治体や提出先によって確認したい項目が異なるため、迷いやすいケースでは担当部署に状況を具体的に伝え、どの情報を記載するか確認してもらいましょう。

本社所在地と実際の勤務地が異なる場合の記載方法

会社の本社所在地と、実際に勤務している支店・店舗・事業所の所在地が異なるケースは少なくありません。

就労証明書には勤務先住所を記載する欄が設けられていることがありますが、本社の住所を記載するのか、実際の勤務地を記載するのかは様式によって扱いが異なります。

会社の正式な法人情報として本社所在地を記載し、備考欄などに勤務地を補足する場合もあれば、勤務実態を確認するために所属先の住所を記載する場合もあります。

自分で判断して勤務地を書き換えるのではなく、会社の担当者に勤務先住所欄の意図を確認してもらうと安心です。

状況	確認したい内容
本社所属だが支店で勤務している	本社所在地と支店所在地のどちらを記載するか
複数の店舗・事業所を行き来している	主な勤務地の考え方と、備考欄への補足の要否
派遣先や常駐先で勤務している	雇用主の情報と実際の就業場所をどのように記載するか

とくに保育園の申込みなどでは、送迎のしやすさや通勤状況を確認するため、勤務地に関する情報が参照されることがあります。

勤務場所が複数ある場合は、普段の勤務状況を会社へ共有したうえで、必要に応じた記載を相談しましょう。

テレワークをしている場合の就労先住所の扱い

テレワークをしている場合でも、就労証明書の勤務先住所には会社や所属事業所の所在地を記載する形が一般的です。

自宅で仕事をしているからといって、本人の自宅住所を勤務先住所欄に記入するとは限りません。

ただし、提出先が通勤の有無、勤務場所、在宅勤務の日数などを確認するために、テレワークに関する記載欄や備考欄を設けていることがあります。

このような欄があるときは、在宅勤務の頻度や出社の有無について、会社が把握している内容をもとに記入してもらいます。

• 所属している事業所の所在地
• 通常の勤務場所が自宅か事業所か
• 出社と在宅勤務のおおよその割合
• 勤務時間や連絡可能な時間帯に変更があるか

完全在宅勤務、週に数回の出社、子どもの状況に応じた一時的な在宅勤務など、働き方はさまざまです。

在宅勤務の扱いによって必要書類や確認事項が変わる場合もあるため、会社へ依頼する際には現在の勤務形態を簡潔に伝えておくとよいでしょう。

また、今後出社へ切り替わる予定がある場合も、確定している内容と未定の内容を分けて確認することが大切です。

転職直後で就労実績が少ない場合の記載方法

転職したばかりで勤務日数や給与の実績が十分にない場合でも、就労証明書の作成を依頼できることがあります。

実績欄がある様式では、実際に勤務した分を記載する場合のほか、雇用契約にもとづく予定の勤務日数・勤務時間を記載する場合があります。

入社前・入社直後・試用期間中のいずれに当たるかによって記載できる情報が異なるため、会社に現在の雇用状況を確認してもらいましょう。

勤務実績が少ないこと自体を必要以上に心配するよりも、雇用開始日、雇用形態、契約期間、予定している勤務時間などが正しく示されているかを確認することが重要です。

時期	記載内容の例
入社前	採用予定日や予定されている契約内容
入社直後	雇用開始日、契約上の勤務日数・勤務時間、実績がある範囲の就労状況
勤務実績がある程度たまった後	直近の実績と契約内容との差異

提出先によっては、採用予定の場合に追加資料や別の様式が必要になることもあります。

転職に伴って保育園の継続利用や新規申込みをする場合は、求められる書類の種類と提出時点の条件を早めに確認しておくと落ち着いて準備できます。

育児休業中や復職予定の場合の記載方法

育児休業中または復職予定の場合は、休業期間と復職予定日が就労証明書で確認されることがあります。

記載する日付は本人の希望ではなく、会社が承認している休業期間や復職予定にもとづく内容になるため、人事・総務などに確認してもらうことが必要です。

復職日がすでに決まっている場合は、その日付と復職後の勤務条件を記載できることがあります。

一方で、復職後の勤務時間短縮や部署変更が未確定の場合は、確定している範囲で記載し、必要に応じて会社と提出先へ扱いを確認しましょう。

• 育児休業の開始日と終了予定日
• 復職予定日または復職日
• 復職後の雇用形態と所定勤務時間
• 短時間勤務制度の利用予定が確定しているか
• 休業前と復職後で勤務地が変わる予定があるか

復職予定日を変更する可能性がある場合は、変更が決まった時点で会社の担当者へ相談し、提出先への連絡が必要かも確認するとよいでしょう。

育児休業に関する欄は提出先の利用条件に関わることがあるため、予定と確定事項を混同せず、会社が確認できる事実にもとづいて記載してもらうことが大切です。

掛け持ち勤務では原則として各勤務先へ作成を依頼する

掛け持ちで働いている場合は、原則として勤務先ごとに就労証明書を作成してもらう必要があります。

勤務時間や雇用契約を一つの会社だけで確認できないため、申請先の案内に沿って、それぞれの勤務先の内容をそろえて提出しましょう。

ただし、提出先によって必要な書類の数や記入方法が異なるため、複数の仕事をしていることを伝えたうえで、案内を確認しておくと安心です。

勤務先ごとに就労証明書を用意する

就労証明書には、雇用形態、契約期間、所定勤務日数、勤務時間、実際の就労状況など、勤務先が管理している情報を記載する欄があります。

掛け持ち勤務では勤務先ごとに契約内容が異なるため、一方の会社がもう一方の勤務先の状況まで記載することは通常ありません。

たとえば、平日は会社員として働き、休日に別の職場で短時間勤務をしている場合、それぞれの会社へ必要な様式を渡して作成を依頼します。

働き方の例	用意する書類の考え方
2社で雇用されている	原則として2社分の就労証明書を用意する
主な勤務先と短時間の副業がある	副業先の就労状況も求められる場合は、勤務先ごとに作成を依頼する
派遣会社から就業している	雇用主である派遣会社への依頼が基本となるが、就業先の記載が必要かは様式を確認する

勤務先に依頼するときは、掛け持ち勤務であることを必要以上に詳しく説明する必要はありません。

提出先から指定された就労証明書の作成をお願いしたいこと、提出期限、返却方法を簡潔に伝えるとスムーズです。

会社によっては、他社での勤務の有無を確認されることもあるため、就業規則や雇用契約上の届出が必要な場合は、社内のルールに沿って対応しましょう。

勤務先の名称や所在地、雇用開始日などは、各社の書類間で取り違えないよう注意が必要です。

複数の就労時間や実績を申請先の案内に沿って申告する

掛け持ち勤務では、各勤務先で作成された就労証明書をもとに、申請先が合計の就労時間や就労日数を確認することがあります。

そのため、勤務先ごとの書類をそろえるだけでなく、複数の勤務をしている事実を申請書に漏れなく記載することが大切です。

合計時間の計算方法や、どの期間の勤務実績を確認するかは、保育園、自治体、金融機関など申請先によって異なります。

本人が任意に計算して記入するのではなく、案内に合計欄があるか、勤務先ごとの書類をそのまま提出するのかを確認しましょう。

• 勤務先ごとの名称と雇用形態を申請書へ記載する。
• 曜日や時間帯が重なる勤務がないかを確認する。
• 所定勤務時間と実際の勤務実績のどちらが求められているかを確認する。
• 勤務開始直後で実績が少ない場合は、申請先が求める補足資料の有無を確認する。
• 勤務先の変更や終了予定がある場合は、申告方法を申請先の案内に沿って確認する。

特に保育園の利用申込みなどでは、月の就労時間が一定の基準を満たすか確認される場合があります。

このとき、休憩時間の扱いや勤務日数の数え方によって合計が変わることもあるため、自己判断で調整せず、提出先の説明を優先してください。

勤務時間が重複して見える記載があると、確認に時間がかかることがあります。

複数の勤務先で同じ曜日に働いている場合は、実際の勤務時間帯が分かるようにし、必要に応じて事情を説明できるよう準備しておくとよいでしょう。

掛け持ち勤務の書類は数が増えやすいため、提出前に勤務先ごとの書類と申請書の内容を見比べ、会社名・勤務開始日・勤務時間に相違がないかを確認してから提出しましょう。

自営業・フリーランスは自分で記入し確認資料を添付する

自営業やフリーランスの場合は、勤務先に依頼するのではなく、本人が就労証明書や就労状況申告書を記入し、事業を行っていることが分かる資料を添えて提出する形が一般的です。

ただし、必要な書類や記入方法は提出先によって異なるため、必ず自治体や申請先が指定する様式と案内を確認してから準備しましょう。

会社員向けの就労証明書をそのまま自己判断で記入するのではなく、自営業者用の書類があるか、追加資料が必要かを最初に確認することが大切です。

自治体指定の就労証明書や就労状況申告書を使用する

保育園の利用申込みや自治体への手続きでは、自営業・フリーランス向けに就労状況申告書、就労申告書、事業従事証明書などの様式が用意されている場合があります。

書類名は自治体によって異なりますが、主に事業内容、開業時期、仕事をする場所、勤務日数、就労時間などを記入する点は共通しています。

提出先の様式以外では受け付けられないこともあるため、ホームページから様式をダウンロードする場合も、対象年度や申請目的に合っているかを確認しましょう。

特に年度が変わる時期は、前年の様式を誤って使用しないよう注意が必要です。

確認する項目	確認のポイント
使用する書類	自営業者用の申告書や証明書が指定されているかを確認します。
記入対象の期間	現在の状況を書くのか、申請前の実績を書くのかを案内で確認します。
就労時間の書き方	予定の時間、平均的な時間、実績の時間のどれを記載するかを確認します。
押印の要否	事業主印や屋号印が必要かどうかを確認します。
添付資料	必要な資料の種類と、写しの提出でよいかを確認します。

自宅を仕事場としている場合でも、実際に継続して事業を行っていれば、事業所所在地には自宅住所を記入するケースがあります。

一方で、業務委託先の所在地やコワーキングスペースの住所を書くべき場合もあるため、書類の項目が「事業所所在地」なのか「主な就労場所」なのかを見て記入しましょう。

開業や収入、業務実態を確認できる資料を用意する

自営業・フリーランスの就労状況は、書類の記入内容だけでは確認が難しいことがあるため、開業していることや、継続的に仕事をしていることを示す資料の添付を求められる場合があります。

必要書類は提出先によって異なりますが、事業の状況に合わせて用意できる資料を確認するとスムーズです。

• 税務署へ提出した開業届の写し。
• 確定申告書の控えや収支内訳書、青色申告決算書の写し。
• 営業許可証、資格証、届出書など事業に関する書類の写し。
• 業務委託契約書、発注書、請求書、納品書など取引内容が分かる書類。
• 報酬の入金が分かる明細や、売上の記録。
• 店舗、事務所、作業場所の賃貸借契約書など事業所の使用状況が分かる書類。

提出する資料は、申請先が示しているものを優先してください。

たとえば開業直後で確定申告書がまだない場合でも、開業届、契約書、初回の請求書などで説明できることがあります。

反対に、開業届だけでは現在の就労状況を確認しにくい場合もあるため、直近の業務実態が分かる資料をあわせて準備するとよいでしょう。

取引先名、口座情報、報酬額などに配慮が必要な情報が含まれる書類を提出する際は、提出先の案内に従い、不要な部分を見えないようにしてよいか確認することも大切です。

必要以上に情報を伏せると確認が難しくなる場合があるため、処理の方法は事前に相談すると安心です。

法人経営者や家族従業者は記入者の条件を確認する

法人を経営している人や、家族が営む事業で働いている人は、立場によって記入方法や必要な証明資料が変わることがあります。

法人代表者は自営業者として扱われることもあれば、役員として別の欄への記入が必要になることもあります。

また、家族従業者は、事業主本人ではなく、事業主が就労状況を証明する扱いになる場合があります。

立場	確認したい点
法人代表者	代表者本人の記入が認められるか、登記事項証明書などが必要かを確認します。
役員	役員報酬や担当業務、就労日数を示す資料が必要かを確認します。
家族従業者	事業主による証明欄があるか、給与や専従の状況を示す資料が必要かを確認します。
共同経営者	それぞれの担当業務や就労時間をどのように記載するかを確認します。

家族が記入する場合であっても、実際の勤務状況と異なる内容にしないことが重要です。

事業の手伝いが不定期で、就労日数や時間が毎月大きく変わる場合は、平均的な状況の書き方や補足資料について提出先へ確認しましょう。

法人経営者、役員、家族従業者のいずれも、自分で記入してよい範囲と、第三者や事業主の記入が必要な範囲を事前に確かめることが、書類の不備を防ぐポイントです。

会社で作成できない場合や期限に間に合わない場合は提出先へ相談する

会社に就労証明書の作成を依頼しても対応が難しい場合や、提出期限までに受け取れない場合は、自己判断で空欄のまま提出せず、提出先の自治体や申請窓口へ早めに相談することが大切です。

事情によっては代替書類の提出、後日の書類追加、提出期限に関する案内を受けられることがあります。

必要な対応は提出先によって異なるため、電話や窓口で個別に確認しましょう。

会社に作成できない理由と代替書類の有無を確認する

まずは会社に対し、就労証明書を作成できない理由と、勤務状況を示せる別の書類を用意できるかを確認します。

たとえば、担当者の不在、組織変更、過去の勤務記録の確認に時間がかかることなどが、作成に時間を要する理由になる場合があります。

勤務先が閉鎖している、連絡先が変わっているなどの事情では、会社から証明を受けること自体が難しいケースもあります。

ただし、会社が証明書を作成できないからといって、本人が会社記入欄を自由に記入してよいとは限りません。

実際の勤務状況と異なる内容を書かないことを前提に、提出先の案内に沿って対応する必要があります。

代替書類として認められる可能性があるものは、申請の種類によって異なります。

確認資料の例	確認できる内容の例
雇用契約書・労働条件通知書	雇用期間、契約上の勤務日数、勤務時間
給与明細書	給与の支払い状況、勤務実績の参考情報
源泉徴収票	勤務先との雇用関係や年間の給与支払い状況
勤務シフト表・勤怠記録	実際の勤務日や勤務時間の状況
退職証明書・離職票など	退職日や過去の雇用状況

これらの書類だけで受け付けてもらえるか、複数の資料をそろえる必要があるかは提出先の判断によります。

会社へ確認する際は、「就労証明書の代わりに提出先へ案内できる書類はありますか」と尋ねると、相談を進めやすくなります。

提出期限前に自治体や申請窓口へ連絡する

書類の準備が間に合わない可能性が分かった時点で、提出先へ連絡しましょう。

期限を過ぎてから相談するよりも、期限前に事情を伝えるほうが、必要な手続きや選択肢を確認しやすくなります。

連絡先は、保育施設の申込みであれば自治体の保育担当窓口、勤務に関する制度の申請であれば案内書類に記載された担当窓口などです。

電話で相談する場合は、次の内容を手元にまとめておくとスムーズです。

• 申請者の氏名と受付番号がある場合はその番号
• 申請・提出の目的
• 就労証明書を用意できない、または遅れる理由
• 会社から受け取れる見込みの時期
• 手元にある代替書類の種類
• 確認したいこと（後日提出の可否、必要資料、提出方法など）

相談内容は担当者の氏名、連絡した日時、案内された内容をメモに残しておくと安心です。

窓口によっては、電話相談後にメールや問い合わせフォームから事情の送付を求められることもあります。

その場合は、事情を簡潔に記載し、提出済みの書類や追加予定の書類を分かりやすく伝えるようにしましょう。

後日提出や追加書類の扱いを確認する

提出先へ相談した結果、就労証明書の後日提出や、追加書類による確認が案内される場合があります。

ただし、後日提出が認められる場合でも、いつまでに何を提出すればよいかは必ず確認してください。

申請自体の受付期限と、証明書類を補う期限が別に設けられていることもあります。

確認時には、以下の項目を具体的に尋ねると行き違いを防げます。

1. 就労証明書は後日提出できるか。
2. 提出できる場合の最終期限はいつか。
3. 提出までの間に必要な代替書類はあるか。
4. 書類は窓口、郵送、オンラインのどの方法で提出するか。
5. 追加書類を提出した後に、申請内容の確認や連絡があるか。

後日提出を案内された場合も、会社から書類を受け取ったらそのまま保管せず、指定された方法と期限に従って提出します。

書類に訂正や記載漏れが見つかったときは、自分で書き加えず、提出先と会社のどちらへ確認すべきかを先に確かめましょう。

困ったときに早めに相談し、案内内容を記録して対応することが、申請手続きを落ち着いて進めるポイントです。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

• 就労証明書は、人事・総務・労務など会社の担当部署へ依頼するのが一般的です。
• 依頼前に、提出先の様式・提出期限・必要書類を確認しましょう。
• メールでは提出先、期限、希望受取日、書類の添付有無をまとめて伝えるとスムーズです。
• 発行までの日数は会社ごとに異なるため、早めの申請が安心につながります。
• 会社が証明する欄は自己判断で書かず、本人記入欄のみ記入します。
• 勤務地、本社所在地、テレワーク、休業中などの状況は、担当者へ具体的に伝えましょう。
• 掛け持ち勤務では、原則として勤務先ごとに必要な書類を依頼します。
• 自営業・フリーランスは、指定様式と事業内容を確認できる資料を準備します。
• 会社での作成が難しい場合や期限が迫っている場合は、提出先へ早めに相談します。

就労証明書は提出先によって様式や確認項目が異なるため、まずは案内を落ち着いて確認することが大切です。

必要事項をそろえて会社へ早めに依頼すれば、担当者とのやり取りも進めやすく、記載内容を見直す時間も確保できます。

勤務状況に迷う点があるときは、自己判断で進めず、会社の担当部署と提出先の窓口の両方に確認してみてください。

少し余裕をもって準備を始めれば、期限が近いときも慌てずに手続きを進めやすくなるでしょう。